ТК_№9 Реална среда. Същност на изложението и модел на обслужването при изложения

За курса

Реална среда

Същност на изложението и модел на обслужването при изложения

Панаир

Изложение е събиране на хора с цел показване или търговия на продукция или други стоки и услуги, както и показване на животни, което обикновено е придружено с различни атракции и забавления. Мероприятията, свързани с изложенията са много разнообразни. Голяма част от тях са важни за бизнесмени от сферата на земеделието, строителството, туризма и други, тъй като демонстрират най – новите технологии и иновации на пазара.

Изложби

Изложенията и панаирите са древна традиция и много общности разполагат с определени за целта места – зали, културни и търговски центрове и др. Обикновено те се провеждат в съответствие с годишнина на историческо събитие или лице, сезонно събитие или празник като Коледа.

История

По време на Римската империя панаирите са били празници, през които не се работи и не се правят жертвоприношения или молитви. В по – късни епохи на всяко специално християнско религиозно събитие, търговците продавали стоките си дори и в дворовете на църквите. Подобни панаири продължили да се състоят ежегодно, обикновено на празника на светеца – патрон, на когото била посветена църквата. Този обичай се запазил до царуването на Хенри VI. Потова време имало много подобни фестивали като например в Уестминстърс на Петров ден, в Лондон на деня на Свети Вартоломей и в Дърам – на деня на Свети Кътбърт.

Заради големия брой хора, които се събират на панаири и зиложения, те често стават сцена на размирици. Поради тази причина в миналото те се организирали от държавни изнституции. Първоначално били позволени само в крепости или в градове, където епископът, приставът или гарнизонът можели да опазват реда. С времето панаирите се свързвали с различни привилегии като предпазване от арести при определени обстоятелства. Длъжностните лица били оторизирани да раздават правосъдие на посетителите като дори и малките изложения разполагали със съдилища, които отсъждали за пререканията, възникващи по време на панаира. Те се наричали pye powder съдилища (от стар френски pied pouldre, странстващ търговец).

Безплатни панаири

Някои изложения били безплатни, за други се заплащала такса или данък. На безплатните панаири търговците, местни или чужденци, разполагали с кралска протекция. Те, както и агентите, и стоките им били освободени от данъци, такси и налози.

Такива панаири (особено по Средиземноморието, някои острови и Германия) си остават изклщчително важни за икономическото развитие на Европа. Най – известните от тях са:

Изложението Шампан в Северна Франция;
Пловдив, България;
Франкфурт, Германия;
Лайпциг, Германия;
Познан, Полша;
Милано, Фиера ди Сенигалиа, Италия;
Рим, Порта Портезе, Италия;
Нови, Милански регион, Северна Италия;
Рига, Латвия;
Архангелск, Русия;
Париж, Сен Жармен, Франция;
Лион, Франция;
Гюибре, Нормандия, Франция;
Боклер, Лангедок, Франция;
Портобело, Панама;
Веракруз, Мексико;
Хавана, Куба;
Упсала, Швеция;
Загреб, Хърватия;
Банска Бистрица, Словакия;
Сидни, Австралия;
Мелбърн, Австралия;
Ню Йорк, САЩ;
Филаделфия, САЩ;
Осака, Япония;
Ванкувър, Канада;
Сарагоса, Испания;
Мадрид, Испания;
Шанхай, Китай;
Барселона, Испания;
Монреал, Канада;
Сиатъл, САЩ;
Хановер, Германия;
Сан Франциско, САЩ.

Международният панаир в Пловдив е главният изложбен център на България. Чрез него българските производители излизат на международния пазар, а дейността му е индикатор за стопанството и икономиката на страната.

Началото е поставено през август 1892 г., когато се открива Първото българско земеделско – промишлено изложение. Целта му е да стимулира прохождащата българска индустрия и селско стопанство, да създаде международни контакти на българските производители, да покаже на населението към какво трябва да се стреми. Първото българско изложение се ражда като плод на развитието на стопанството и икономиката на България на онзи етап и има за задача да покаже новите форми на производство в страната, да приближи българските производители и търговци към Европа и света.

Подготвяно с голям ентусиазъм и с помощта на много специалисти, то успява да развие мащаби и да събере участие, които впечатляват: изложението достига обща площ над 90 000 кв. м., общият брой страни – участнички е 24, а за два месеца и половина ( толкова е времетраенето му ) павилионите му са посетени от 162 000 души. Българските изложители показват успехите си в копринарството, винарството, тютюнопроизводството, текстилната промишленост, производството на етерични масла, кожухарството, растениевъдството. В чуждестранните павилиони силно впечатление правят техническите новости – електрически крушки, фонографът на Едисон, оръжието на немската фирма „Круп“.

Сърцето на изложбения град тогава било там, където е днес Цар – Симеоновата градина.

Следващата по – сериозна стъпка в историята на българското панаирно дело се прави през 1933 г. – тогава в Пловдив е организирана Национална стопанска изложба. Изложителите са 424, а посетителите – над 120 000. Това е и първият мострен панаир в Пловдив.

Вторият мострен панаир е през 1934 г. В неговите рамки специално се отбелязва 30-годишнината от създаването на Съюза на българските индустриалци, 40-годишнината от създаването на Българската търговско – индустриална камара, 100-годишнината на първата българска вълнено – тъкачна фабрика на Добри Желязков – Фабрикаджията. С постановление на Министерския съвет от 16 май 1934 г. Пловдивският панаир е признат за постоянен и единствен в България. Така той става част от икономическата панорама на страната.

През 1936 г. поредният мострен панаир в Пловдив е обявен за международен. Освен български (над 1000) в Панаира взимат участие и 385 чуждестранни фирми.

Съвременният панаирен комплекс в Пловдив е най – голям в Югоизточна Европа. Той е разположен на 352 000 кв. м площ. Общите изложбени площи са 137 831 кв. м, от които половината покрити. Пловдивският панаир разполага с 19 многофункционални експозиционни палати, предоставящи възможност да се показват всякакви експонати. Модерен Конгресен център предлага 13 зали за семинари и конференции. Целогодишно в панаира се организират и провеждат близо 50 изложбени прояви, в които участвуват над около 8000 изложители от 60 страни.

Expo

Expo (съкратено от „exposition“) е наименованието на различни големи публични изложения, които се състоят от средата на XIX век. Те са третото по – големина събитие в света след Световното първенство по футбол и Олимпийските игри. Те се организират от повече от век и половина – по – дълго от споменатите две състезания. Първото Expo се е състояло в Кристал Палас в Хайд Парк, Лондон, през 1851 под наименованието “Great Exhibition of the Works of Industry of All Nations”. То е направено по идея на Принц Албърт, съпруга на Кралица Виктория и е първото международно изложение на манифактурната продукция. Като такова то е повлияло на развитието на отделни аспекти от обществения живот, включително на обучението по изкуства и дизайн, международните търговски връзки и туризма.

Най – атрактивни на тези големи панаири са националните щандове. На Expo 2000 Хановер средният бюджет за национален щанд беше около 13 милиона евро. Поради тези разходи, еропейските правителства са малко скептични относно участието си в подобни прояви и смятат, че печалбите и ползите не са достатъчно големи.

След подписването на Конвенцията на международните изложения от 1928г. Международното бюро за изложения – BIE става интернационален ратифициращ орган. Одобрените от него панаири се делят на няколко групи: универсални, международни или специализирани.

Категории изложения

Групите панаири се обединават в две по големи категории: регистрирани и признати. Първите са най – големите подобни събития и преди са се наричали универсални. На тези изложения участниците страоят сами свойте щандове и затова са най – екстравагантните и най – скъпи панаири. Продължителността им може да бъде от месец до половин година. От 1995 насам интервалът между две такива изложения е поне 5 години.

Признатите изложения са по – малко и по – кратки ( между няколко дни и няколко седмици ). Наричат се още международни и специализирани. Разполагат се на не повече от 25 хектара и повечето щандове се строят от организаторите. Най – големите щандове не трябва да превишават 1,000 m².

Съществува и трета категория изложения – Международно градинско изложение, което е разтифицирано от BIE и Международната земеделска асоциация. За него е характерно, че презентацията на участниците става чрез градини, превърнати в щандове.

Кратка история на Световното изложение

Световното изложение води началото си от френските традиционни панаири, които през 1844 г. прерастват във Френското индустриално изложение в Париж. Скоро то е последвано от множество подобни изложения в цяла Европа, като първото международно изложение се провежда в Лондон.

След началото си през 1851, Световното изложение е претърпяло множество промени. Могат да се разграничат три епохи в развитието му: епохата на (1851–1938), епохата на културния обмен (1939 –1991) и епохата на Реклама на страните (1992 – до сега).

Днешните изложения съчетават елементи и от трите епохи. Те представят иновации, изобретения и открития, които улесняват обмена между различните участници и спомагат за популяризирането на итделна фирма, град, регион или страна.

След изложението

По – голямата част от структурите са временни и се демонтират след края на изложението. Изключение правят някои кули. Няй – известната от тях е Айфеловата кула, построена за Exposition Universelle (1889), и до ден днешен е всеизвестен символ на града – домакин Париж. Учудващо някои критици са искали кулата да бъде демонтирана след приключването на изложението.

Други подобни конструкции, които са останали след провеждане на изложения са:

Кристал палас от първия Световен панаит в Лондон през 1851, избран поради големия си успех, но бива разрушен от пожар през 1936 г.;
Главната сграда на Centennial Exposition от 1876 все още е във Фейрмънт парк, Филаделфия и в нея сега се помещава Please Touch Museum;
Royal Exhibition Building в Мелбърн, е построена за Melbourne International Exhibition (1880) и е част от Световното наследство;
Главните сгради на Expo ’98 в Лисабон са са се обдинили изцяло с града;
В Брюксел Atomium все още съществува след изложението през 1958г. Тази сграда представлява метален 165 милиарда пъти увеличен атом;
Space Needle (Космическата игла) е Сиатъл е била символът на Световното изложение от 1962, а щандът на САЩ сега е Тихоокеански научен център. Построената за целите на изложението железница все още функционира ежедневно;
Унисферата в Куийнс е резултат от Световното изложение през 1964г.

Обслужващ персонал при изложения

Организирането и осъществяването на изложение е дълъг и сложен процес, които обуславя големия брой заети лица с разнообразни работни характеристики. Най – често те включват:

Изложителите и техните контрактори или субконтрактори, изготвящи щандовете. Те отговарят за плащането на заплати, социални осигуровки, такси, настаняване на работниците и персонала, осигуряване на безопасността при работа и предотвратяване на трудови злополуки, решаване на всички въпроси, които възникват от подписаните между контаргентите договори и посрещане и предоставяне на информация на другите участници в изложението и посетителите;
Информационно бюро на изложението, което посреща изложителите и посетителите и предоставя всякаква касаеща ги информация;
Организаторите на изложението, които извършват всички дейности по планирането и осъществяването на изложението: подсигуряване на материали, логистични услуги, подпомагане на изложителите, организиране на лекции и конференции по време на изложението, предлагане на безплатни екскурзии, организиране на коктейли и други събития за изложителите, раздаване на рекламни материали, включително и каталог на изложението, реклама и маркетинг на събитията и т.н.

Ролята и значението на модела на обслужване при изложения

Изложенията предоставят възможност за нагледни маркетинг и реклама на днешния пазар. Те имат голямо значение за развитието и подобрването на:

Продажбите:

Изложенията ускоряват, подобряват и подсигуряват продажбите. Те спомагат за създаването на нови и утвърждаването на стари дистрибуционни канали и търговски контакти.

Търговските контакти :

Изложенията са среда за:

Организирането на срещи с досегашни и потенциални клиенти;
Вертикалното разработване на дистрибуционните канали, наред с диференциране на предлаганата продукция.
Информиране на клиентите за новите ви продукти.
Презентиране на новите ви продукти и стратегии с оглед мнението на клиентите.
Възвръщане на стари клиенти.

Дистрибуционните канали

Намиране и привличане на нови партньори и дистрибутори от цял свят.

Подсигуряване и обслужване на настоящи клиенти и доставчици.

Създаване и рекламиране на определена визия с цел улесняване на бъдещи споразумения

Намиране на инвеститори

Намиране и развитие на нови пазари

Маркетинговите изследвания

Изпробване на нови продукти и услуги.

Изпробване на нови маркетингови камапнии.

Изследване на нова визия на предлаганите продукти и услуги и анализ на реакциите.

Пазарното позициониране

Засилване и укрепване на пазарния дял.

Позициониране и репозициониране на предлаганата продукция.

Реализиране на демонстрации и презентации за клиентите.

Медиите

Осигуряване на медиен интерес чрез презентиране на нови и нестандартни продукти, услуги и решения, които да привлекат вниманието на медиите.

Установяване и засилване на връзки с журналисти и издатели.

Панаирите и изложенията вълнуват и вдъхновяват милиони хора по света като дават израз на техните виждания за настоящето и бъдещето.Те също така позволяват на хората да разгледат света извън собственото ежедневие – чужди култури, иновации, нови открития и решения за всеки аспект на общественото развитие.

Изложенията се развиват в съответствие с течение на времето и промените, които настъпват с това. Те продължават да отразяват икономическите нужди, както и идеалите, надеждите и вижданията на обществото.

Изложението е място за среща на предприемачите и установяване на бизнес контакти с фирми от страната и чужбина. Представя пълната гама потребителски стоки, машини и технологии за производството им.

Като уникална проява, съчетаваща в себе си oтрадициите и съвремието в изкуството, днес Изложението е място за изява на най-добрите представители на съответния сектор, град, регион или държава.

Форумът е очаквано културно събитие за гражданите и многобройните гости. Демонстрациите на авторските умения дават възможност на посетителите да наблюдават на живо създаването на уникални творби, както и презентацията на изключителни нововъведения.

На изложението посетителите имат възможност да се запознаят с представители на различни компании и да получат реална представа за това от какви специалисти се нуждаят компаниите днес, както и да обсъдят уменията необходими в практиката.

Нарасналите изисквания на потребителите на българския и международните пазари в днешни дни изискват бърза реакция на веригата от производство, услуги и търговия.

Предприятия изпитват необходимост от представяне на своята продукция пред наши и чужди фирми – магазини на дребно и на едро, вносители, производители, агенти и дизайнери. Паралелно с това е необходимо да видят новите възможности на под доставчиците – аксесоари и конкурентни услуги, за да са в състояние да предложат на световния пазар по-гъвкави цени, по-високо качество и по-бързи доставки.

Една от главните цели на изложенията е да забавляват както посетителите така и изложителите.

Зоните за развлечение и щандовете претърпяват промени с времето. С нарастването на възможностите за забавление, изложенията намират нови начини за предоставяне на изнформация и вдъхновение.

Историята на изложенията показва, че хората започват да ги смятат за отживелица.

Определено се забелязва, че хората считат телевизията и интернет изместват панаирите – най – сетне сме изчерпали потенциала си за забавление, просветление и вдъхновение извън дома.

Някои хора обаче смятат, че изложенията не спират да се променят. Винаги ще има нови начини за забавление, просветление и вдъхновение. Не трябжа да се пребрегва и очарованието на споделянето на впечатленията в група, в общество.

Изложенията все още са от голямо значение.

Изложенията са уникални събития, тъй като всеки посетител и изложител има достъп до тях. Всеки може да се почувства част от изложението, част от нещо ново, част от обществото, може да усети вдъхновението за намиране на нещо ново и уникално.

Може би това трябва да е мисията на днешните изложения – да ни накарат да не сме толкова цинично настроени към заобикалящия ни свят, а да се почувастваме неразделна част от него, независимо от различията, а това трудно може да се постигне от един телевизор или компютър.

Ролята и значението на отделните етапи при организацията и реализирането на изложение

Идеята

“Формата следва функцията”

Чрез оригинално и находчиво мислене се произвеждат концепции, които позволяват на изложителите да изпъкнат на пазара и да докажат конкутентните си предимства.

Дизайн на изложбени щандове

Този вид дизайн се извършва от професионалисти с голям опит, чиято цел е да предоставят креативни дизайнерски решения, базирани на изискванията и бюджета на клиентите.

От началната идея дизайнерите могат да създадат цветен триизмерен модел на щанда, което значително улеснява клиентите. Това позволява щанда да се види от всички страни, както и дава възможност да се види точно как ще изглежда и функционира.

Обикновено дизайнерите и екипът по инсталиране комуникират непрекъснато с клиента, за да не се допуснат грешки и неразбирателства по време на самото изложение.

Модуларни изложбени щандове

Този вид щандове набира полпулярност, тъй като се проектира и изгражда в съответсвие с желанията на клиента и е изключително приспособим. Части от структурата могат да бъдат прибавяни или премахвани според изискванията на изложителя. Също така са приложими за различни по големина проекти и се монтират и демонтират много лесно.

Изпълнение на щанда

Нито един проект не може да бъде успешен без опита и уменията на отдадено на работата си мениджърско звено.

Изпълнението обхваща широк спектър от процеси като набавяне на материали, производство на мебели, поставяне на подова настилка, изрязване на сложни метални и дървени или алуминиеви конструкции, сглобяване, както и размонтиране и в някои случай логистика.

Вниманието към детайла е от изключителна важност за успешното представяне на изложението. Това е и причината мениджърите да уточняват използваните материали, да комуникират с доставчиците, контрагентите и подизпълнителите с цел успешно завършване на проекта.

Маркетинг

Изложенията играят голяма роля за развитието на маркетинга на микро и макро равнище. Изготвянето на щандове е основен процес, които се съпровожда от инсталиране на маркетингови и презентиращи пана и конструкции. Целите на маркетинга могат да бъдат достигнати и чрез осветлението и мебелировката.

Конференции

Конференциите често са част от изложенията. Те спомагат за преквалифицирането и образованието на персонала, за проучването на конкуренцията, за осъвременяването и модернизирането на изложителите. Това гарантира вниманието и удобрението на участниците, като им спестява време и енергия.

В свят в който силаният национален имидж е ключов елемент от икономиката, изложенията и по специално отделните щандове са се превърнали в рекламни кампании, а самият панаир е средство за създаване на „нацинална търговска марка”.

Организаторите, съответно и градовете, регионите и страните, в които се реализира мероприятието, също използват изложенията като средство за популяризиране и реклама. Според експертът по търговски марки Уоли Олинс Испания е използвала Световното изложение през 1992г. и Летните Олимпийски игри от същата година, за да подчертае позицията си на модерна и демократична страна и да представи себе си като изключителен член на Европейския съюз и глобалната общественост като цяло.

Фокусирани над икономиката и търговията, изложенията са популярни с представянето на технологични изобретения и разнообразни иновации. От самото си начоло Световните изложения са платформа за последните нововъведения в различните сектори на обществения живот, събрани от всички краища на света.

Изложенията стават все по – тематично ориентирани, с по – голяма културна насоченост и често обръщат внимание на проблеми със общочовешко значение. Те стават по – насочени към бъдещето, по – утопични. Технологията и иновациите все още са важни, но вече не са основният обект на изложенията и панаирите. Tomorrow’s World (изложението Утрешен ден в Ню Йорк от 1939) и Спорт (Стокхолм, 1949) са свидетелство за тези нови „тематики”. Международният и междукултурният диалог, както и обмяната на нови решения са се превърнали в определящи елемнти за организацията и провеждането на изложения. Доминиращите панаири на нашата епоха са точно такива. Добър пример за това са: Еxpo 1967 в Монреал, Канада и Expo 2000 в Хановер с програмата „ Проекти от цял свят”.

Реализация на процеса. Модел на обслужването при изложение

Предварително планиране

Дефиниране на целите и определяне на съответният бюджет за постигането им;
Прокетиране на щанд, който съответства на поставените цели и определения бюджет;
Установяване, събиране и оценка на отделниет целеви групи от клиенти към които трябва да е насочена рекламата;
Информиране на всяко група клиенти за участието в панаира и изпращане на покани;
Реклама и промотиране: Анонсиране на продуктите, услугите, които планирате да представите;
Подготвяне на нужните материали с цел изпращане на покани, както и избор на подходящи посетители за щанда;
Подсигуряване на спонсор или асоциация, която да подкрепи участието на изложението;
Подготвяне на информацията и персонала по продажбите за целите, които трябжа да бъдат постигнати по време на панаира;
Запазване на зала ако желате да организирате събитие, презентация, пресконференция или семинар;
Преглеждане на крайните срокове наложени от организаторите;
Подготвяне на логистиката и нужните за всеки ден от изложението услуги;
Организиране на срещи.

По време на изложението

Изготвяне на щанда възможно най – бързо, за да се избегнат грешки и обърквания в последната минута;
Ежедневно подготвяне на мерките, които трябва да вземате за успешното участие на изложението;
Отделяйте точно определено време със всеки клиент. Оптимизирането на времето означава постигане на добри резултати. Фокусирайте се над целевите си групи;
Стриктно спазвайте графикът си за срещи;
Обръщайте достатъчно внимание на представителите на различните медии;
Най – успешният изложител е не този, който вдига най – много шум, а този, който е достигнал до целевата си група и е продължил кореспонденцията си с нея;
Никога не оставяйте щанда си без надзор до приклщчването на изложението. Това сериозно може да навреди на имиджа ви пред клиентите, посетителиет и останалите изложители.

Модел на обслужването при изложения

1.- Участие, попълване на форма за участие;

2.- Дисквалификация или отказ от участие;

3.- Плащане;

4.- Трудови условия, електричество;

5.- Застраховки;

6.- Каталог на изложението;

7.- Рекламни каталози;

8.- Митници;

9.- Входове;

10.- Оторизация на стоките, влизащи на територията на изложението;

11.- Преняасяне на стоките при приключване на изложението;

12.- Входове и изходи за изложителите;

13.- Служители и персонал;

14.- Кетъринг;

15.- Заснемане;

16.- Промоционални материали;

17.- Определяне местоположението на щандовете;

18.- Задължения на изложителите;

19.- Представяни стоки и услуги;

20.- Вкарване и изкарване на стоки по време на изложението;

21.- Смяна на датата на изложението, отменяне на изложението, преустановяване на изложението.

1.- Участие, попълване на форма за участие

Всички предприятия, които искат да участват като изложители трябва да зяваят желанието си за участие. В повечето случай изложенията са отворени за всички стопански и нестопански единици, които свързват дейността си с темата на изложението. Те трябва да попълнят формуляр за участие, както и формуляр за желаното от тях пространство, на което да разположат щанда си. Чрез тях могат да се запознаят с цените, начините и сроковете на плащане, както и с предлаганите допълнителни услуги от организаторите. В повечето случай при неспазване на сроковете за плащане организаторът има правото да предложи резервираното място на друг изложител.

2.- Дисквалификация или отказ от участие

Изложителите могат да бъдат дисквалифицирани ако дейността им е противозаконна, неморална или опасна, ако не спазват наложените от организаторите правила за провеждане на изложението, ако дискредитират организатора. При отказ от участие обикновено изложителят губи внесената до момента сума като при определени срокове може да се наложи загуба на цялостната сума по участиетп в изложението.

3.- Плащане

Всяко плащане се извършва в съответсвие с издадена фактура (или друг документ, в съответствие с финансовата полтика на държавата, където се провежда изложението) и според подадената от изложителя заявка (формуляр за участие). При отказ от ползване на някоя от желаните от изложителя услуги, организаторът обикновено запазва процент от заплатената сума.

4.- Трудови условия, електричество

При организирането на изложението се оповестява мощността, която се подсигурява за всеки щанд. Ако изложителят желае допълнителни узлуги свързани с електричеството се обръща към организаторите и заплаща за това.

5.- Застраховки

Всички изложители са длъжни да направят застраховка на щандовете и стоките, които презентират.

6.- Каталог на изложението

Изложенията използват този начин като най – сигурна и пълна с информация за всеки участник реклама.

7.- Рекламни каталози

Изложителите имат въможността да закупят рекламно пространство в каталога на изложението, както и да предлагат на посетителите собствени рекламни материали и каталози.

8.- Митници

Обикновено към изложбените центрове има информационно бюро за изложителите, което разполага с необходимата информация за митническите разпоредби и логистични фирми, които предлагат подобни услуги.

9.- Входове

Входовете се обозначават и често разполагат с охрана.

10.- Оторизация на стоките, влизащи на територията на изложението

Охараната извърша оторизацията на стоките, които влизат на територията на изложението.

11.- Преняасяне на стоките при приключване на изложението

При приключването на изложението има определени срокове за демонтаж и изнасяне на стоките и материалите.

12.- Входове и изходи за изложителите

В повечето случай има определено време, през което изложителите могат да влязат или излязат от изложението. Обикновено то е 30 минути преди започването и 30 минути след приключването на работното време.

13.- Служители и персонал

Изложителите и техните контрактори или субконтрактори, изготвящи щандовете. Те отговарят за плащането на заплати, социални осигуровки, такси, настаняване на работниците и персонала, осигуряване на безопасността при работа и предотвратяване на трудови злополуки, решаване на всички въпроси, които възникват от подписаните между контаргентите договори и посрещане и предоставяне на информация на другите участници в изложението и посетителите.

Организаторите на изложението, които извършват всички дейности по планирането и осъществяването на изложението: подсигуряване на материали, логистични услуги, подпомагане на изложителите, организиране на лекции и конференции по време на изложението, предлагане на безплатни екскурзии, организиране на коктейли и други събития за изложителите, раздаване на рекламни материали, включително и каталог на изложението, реклама и маркетинг на събитията и т.н

14.- Кетъринг

Орагнизаторите уточняват опредварително въпросите за предлаганите ресторанти, кафенета, коктейлни и други кетъринг услуги по време на мероприятието.

15.- Заснемане

Снимането на територията на изложението в повечето случай се контролира от организаторите.

16.- Промоционални материали

Раздаването на рекламни брошури, мостри, листовки, каталози и всякакъв тип промоционални материали се извършва изключително на територията на изложението.

17.- Определяне местоположението на щандовете

Местоположението на щандовете се посочва на големи информационни табла, а понякога и в каталога на самото изложение.

18.- Задължения на изложителите

Продуктите, стоките и услугите на изложителите трябжа да се промотират на територията на изложението в определеното работно време. Изложителите са длъжни да спазват посочените от организатора оравила, както и законовите разпоредби на съответната държава, в която се провежда панаира.

19.- Представяни стоки и услуги

Обикновено изложителите, които не представят стоки и услуги, свързани с тематиката на изложението, биват дисквалифицирани. На изложителите се предоставя време, в което могат да премахнат нежеланите продукти.

20.- Вкарване и изкарване на стоки по време на изложението

За вкараването и изкарването на продукти и стоки по време на изложението, изложителите трябва да поискат разрешението на организаторите и често ползват техните услуги или помощта на техни субконтрактори, като всичко се извършва в посоченото от организатора време.

21.- Смяна на датата на изложението, отменяне на изложението, преустановяване на изложението

Ако изложението се отмени, предоставените за целите на изложението площи бъдат намалени, търговските мероприятия са временно или напълно, изцяло или в частност спрени, както и в случай че датите на изложението бъдат преместени изложителите имат правото да поискат цялостно или частично възвръщане на платената до момента сума.